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乐山职业技术学院学生档案管理办法

作者: 发布时间:2013-04-10

乐山职业技术学院学生档案管理办法(试行)
第一章 总 则
第一条 为了贯彻落实教育部《普通高等学校学生管理规定》,做好我院学生档案管理工作,促使我院学生档案管理工作规范化、制度化,根据《中华人民共和国档案法》、国家教委《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》以及《四川省教育厅关于印发〈四川省普通高等学校学生档案管理办法〉(试行)的通知》(川教[2007]26号)等法律、法规和文件精神,结合我院实际,特制定本办法。
第二条 学生档案是学生在校期间形成的,反映学生德、智、体及家庭政治、经济状况的个人档案材料。学生档案是学校考察、录取、培养、教育学生过程中形成的第一手资料,是党和国家选拔录用人才的重要参考依据。
第三条 学生档案工作是高校档案工作的重要组成部分,学生档案管理实行集中统一管理的原则,确保学生档案的完整、准确、系统、安全。
第二章   档案管理职责
第四条 学院高度重视学生档案工作,并成立了学生档案工作领导小组。该领导小组由学院党委书记蹇路、院长刘书铭担任组长,副院长周国光、陈元进、胡泽君担任副组长;办公室设在学生工作部,主任由路喜苓担任,副主任由陈芝海、郝光华、徐筱跃担任;成员由黄建波、张勇、叶宏光、张劲草、徐志红、徐刚、舒敏、石小叶组成。
第五条 新生档案由招生就业处统一接收、汇总、整理后按专业登记造册(一式两份)移交学院学生档案管理部门。
第六条 各系(部)、处(室)要做好学生在校期间形成的档案材料的收集整理工作,在材料形成后一个月内,移交学院学生档案管理部门,并协助档案管理部门做好归档工作。毕业生的档案材料应在每年毕业生派遣前半个月内向档案管理部门归档完毕,并按期移送招生就业处实施派遣和转递。
第七条 学生档案管理部门工作职责
(一)     接收、鉴别和整理学生档案材料;
(二)     办理学生档案的查阅、借阅;
(三)     办理学生档案的转递,为有关部门提供学生情况;
(四)     做好学生档案的安全、保密、保管工作;
(五)     制定和完善学生档案管理规章制度,做好学生档案分析统计工作;
(六)     办理其他有关学生档案事项。
第三章 档案归档范围及分类
第八条 归档的学生档案,必须真实地、历史地、全面地反映学生的成长过程及其有关情况,对部门及个人当前和长远具有参考价值和凭证作用。
第九条 学生档案的归档范围及分类:
第一类 入学资料:录取通知书;招生录取档案;学生入学登记表。
第二类 学籍和教学管理资料:学籍卡;学籍异动通知;成绩表;技能鉴定或考证、考级资料;第二课堂选修材料;专升本资料。
第三类 鉴定材料:军训资料;学年综合测评或学年辅导员鉴定资料;干部考核资料。
第四类 奖惩资料:院、系两级及其以上奖励或荣誉资料;处分按学院规定如实装档。
第五类 健康材料:入学体检表;毕业体检表;大学生体质健康标准登记卡或免于执行体质健康标准申请表。
第六类 毕业资料:毕业设计、毕业实习资料;毕业生登记表(毕业证编号记在“学校意见栏”);毕业派遣证资料。
第七类 党、团资料:加入中国共产党、共产主义青年团或其他党派、团体等组织的相关材料。
第八类 助学贷款及其他可供学校和社会录用人才时参考的材料资料。
第四章 档案收集与管理
第九条 学生档案形成部门要重视学生档案的日常收集、积累工作,要将真实反映学生德、智、体方面的材料及时收集归档。
第十条 学生档案管理人员要将收集的材料,认真鉴别,属于归档的材料必须做到真实、完整、齐全、文字清楚,并经组织审查盖章后方能归档。
第十一条 学生档案材料,不能用圆珠笔、铅笔或红色及纯蓝色墨水和复写书写。
第十二条 学生档案信息记载要准确、规范。学生及学校在填写学生履历等表格时,学生姓名书写要准确,不能写同音字,曾用名要书写,个人不能随意改名。要求身份证、毕业证、毕业生派遣证、学籍卡上的姓名应一致,各种表格上的姓名、出生年月应一致。反映声像特征的照片要求是近照;反映父母、亲属政治面貌、工作单位、住址、邮编、电话等情况的文字材料要真实清楚。
第十三条 办理了休学手续的学生,其档案由各系部作为非在校学生档案妥善保存;复学后,应及时将其档案按所在班级重新归入在校生档案。
第十四条 留级的学生档案,每学年在接到教务处通知后,立即将其档案转到所留班级并上名册,并将在原班级的名字注销并说明原因。
第十五条 未完成学历教育而中途参军入伍的以及退学、失踪、死亡的,其学生档案转给学生工作部保管。
第十六条 学生在受刑事处分和劳动教养期间,将其档案转给学生工作部保管;刑满释放、解除劳动教养或重新就业的,档案按有关规定转入其所在单位或居住地的人事部门保管。
第十七条 毕业学生的档案由学生工作部组织各系部装档并对内容完整的档案向招生就业处移交;由招生就业处按有关规定对外派送。
第十八条 对内容不完整的毕业生档案以及毕业离校时未落实工作单位、本人又在6月20日前向学生工作部提出书面申请、请求人事档案保留在学院的,其毕业生档案移交学生工作部管理,按规定保留两年;超过二年的,按乐山人才交流中心档案管理收费标准收取毕业生人事档案保管费。所收取的档案保管费主要用于毕业生档案管理的有关支出,不得挪做他用。
第五章 档案的利用、转递与查询
第十九条 因工作需要查阅和借阅学生档案,须遵守下列规定:
(一)凡到我院查阅学生档案的,须凭介绍信并经系部书记审查同意后方能进行。同时,必须遵守保密制度,严禁涂改、抽取、撤换档案材料。
(二)我院学生档案一般不外借;必须外借时,须凭介绍信并经学生工作部审查同意后方能进行。
(三)学生个人不能查阅自己的档案材料。
(四)为学生就业和用人单位审查需要而提供服务时,须经学生工作部和招生就业处共同审查,批准后方能进行查阅。
第二十条 毕业学生档案的转递须遵守下列规定:
(一)毕业生档案应通过机要投递或派专人派送,不能邮寄;严禁由学生或其委托人自带或保管毕业生档案。违反本条规定者按学院相关责任事故处理。
(二)毕业生档案原则上派送到学生原籍的人事档案管理部门或人才交流中心;确需改派到用人单位或其他相关人事档案管理部门的,必须在6月20日前招生就业处提出书面申请,经主管院长审批后方能按有关规定进行。专升本的毕业生档案由教务处负责派送。
(三)转出的毕业生档案必须按“干部档案转递通知单”的项目详细填写,严密包封。并附所派档案的学生花名册和接收回执单。
(四)毕业生档案转出后逾期一个月未收到接收回执单的,招生就业处应及时催办,以防档案丢失;接收回执单应作为学生档案管理工作的重要资料保存。
(五)校外毕业生及其委托人对其档案去向进行查询、寻找的,由招生就业处接待、办理。
第六章 附 则
第二十一条 本办法适用于取得我院全日制大中专学籍的学生档案管理;我院的校外办学点和其他院校在我院的办学点中,凡是取得我院学籍的学生其档案管理一律按本规定办理,非我院学籍的学生其档案管理按联合办学的相关规定办理。
第二十二条 本办法由学生工作部负责解释。
第二十三条 本办法自发布之日起试行;原2004年开始实施的《乐山职业技术学院毕业生档案管理办法》依然有效,其中与本办法有冲突的按本办法执行。如国家法律法规和教育行政主管部门政策有变动的按最新的国家法律法规和教育行政主管部门政策规定执行。



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